Головні вимоги до ведення дипломатичного листування.

Дипломатичне листування є надзвичайно важливим аспектом багатогранної повсякденної дипломатичної практики. Як одна із складових дипломатичної роботи, що розкриває сутність останньої, воно вимагає від виконавця високої майстерності, фахового досвіду, бездоганного знання специфіки виконуваної справи.

При підготовці будь-якого дипломатичного документа необхідне добре знання питання, про яке йдеться в документі: його історії, стану проблеми на момент складання документа, юридичних, зовнішньополітичних аспектів проблеми.

Дипломатичне листування є досить консервативною сферою дипломатичної практики, тому, як правило, воно передбачає дотримання традиційних правил дипломатичного протоколу. Вироблені протягом тривалого історичного часу, ці правила є загальноприйнятими в міжнародній дипломатичній діяльності і їх слід розглядати як обов'язкові для використання. Порушення правил ведення дипломатичного листування може призвести до загострення стосунків між сторонами.

На думку відомого британського спеціаліста в галузі дипломатичного протоколу Рональда Барстона, існує чотири основних види документів для ведення дипломатичного листування. Це — ноти, листи, меморандуми та пам'ятні записки. Такий підхід фактично збігається з точкою зору не менш відомих російських знавців дипломатичного протоколу Ф. Ф. Молочкова та А. П. Борункова, праці яких є загальновизнаними і використовуються як посібники в дипломатичних навчальних закладах багатьох країн світу.

Надзвичайно суттєвим компонентом дипломатичного листування є мова, якою складаються дипломатичні документи. Формально міністерство закордонних справ та посольство мають право вести дипломатичне листування мовою своєї країни. Проте, це може спричинити труднощі для адресата з перекладом і, таким чином, загальмувати чи навіть зашкодити вирішенню порушуваного в дипломатичному документі питання. Щоб уникнути такої ситуації, можливе застосування двох загальновідомих варіантів: по-перше, за домовленістю із міністерством закордонних справ або посольством дипломатичне листування може вестися будь-якою третьою мовою, наприклад англійською чи французькою; по-друге, дипломатичне листування може здійснюватися мовою своєї країни, з додаванням до кожного документа його неофіційного перекладу. Ведення посольством дипломатичного листування мовою країни перебування, звичайно, не можна розглядати як помилку. Проте посольству необхідно виявляти обережність у тих випадках, коли в країні перебування існує не одна, а кілька офіційних мов (Канада, Бельгія, Швейцарія, Індія, Нігерія тощо). Ведення листування лише однією із цих мов може в певних політичних ситуаціях призвести до ускладнень у взаємовідносинах між країнами.

Дипломатична документація держав є досить різноманітною. Значну частину u становлять документи, що мають виключно відомчий характер. Окрему категорію становлять дипломатичні документи, за допомогою яких здійснюються офіційні зносини між державами і в яких викладається їхня позиція з тих чи інших питань міжнародного життя. Частина таких документів з тих чи інших причин має конфіденційний характер (у дипломатичній практиці зустрічаються навіть «усні послання» та «усні заяви», тексти яких зачитуються, але не передаються адресату).

Значна кількість дипломатичних документів не публікується взагалі з огляду на малозначущість питань, які в них порушуються.

Проте переважна більшість дипломатичних документів, особливо тих, що стосуються важливих питань міжнародного життя, обов'язково оприлюднюються в ЗМІ, і саме за ними можна оцінювати пріоритети і головні напрями зовнішньої політики тієї чи іншої країни.

Крім дипломатичного листування, важливими формами дипломатичної діяльності держав є: участь у міжнародних конгресах, конференціях та нарадах, тобто в періодичних зустрічах представників держав на різних рівнях; підготовка і підписання міжнародних договорів та угод — багатосторонніх чи двосторонніх, які регламентують найрізноманітніші питання міжнародних відносин; постійне представництво держави за кордоном, що здійснюється її посольствами і місіями, ведення ними політичних та інших переговорів із дипломатичним відомством країни перебування; участь представників держави в діяльності міжнародних організацій — універсальних та регіональних; висвітлення у ЗМІ позиції уряду з тих чи інших зовнішньополітичних питань, публікація офіційної інформації, офіційне видання міжнародних актів та документів.